Die Anforderungen an ein gutes Tagungshotel, wie beispielsweise das Hotel Restaurant Münnich, haben sich in den letzten Jahren geändert. Nicht nur die Ausstattung der Tagungsräume hat sich gewandelt, auch andere Faktoren spielen eine wichtige Rolle für die Durchführung einer Veranstaltung. 

Das wichtigste Merkmal eines Tagungshotels sind die Räumlichkeiten. Hier verbringen die Teilnehmer in der Regel den Großteil des Tages oder der Tage. Es reicht schon lange nicht mehr aus einen Raum zu bestuhlen und Stift und Papier bereitzulegen. Auch der Komfort der Stühle, die Klimaverhältnisse und vor allem die Technik spielen eine wichtige Rolle. Häufig ist die Internetverbindung ein entscheidendes Kriterium bei der Auswahl der Location. Viele Moderatoren arbeiten bei ihren Schulungen und Workshops mit multimedialen Inhalten und sind auf eine schnelle und stabile Internetverbindung angewiesen. Aber auch weitere Hilfsmittel für die Moderatoren sollten vorhanden sein. Ein gut bestückter Moderatorenkoffer zählt daher zur Grundausstattung und wird in der Regel von guten Hotels bereitgestellt.   

Bittet man Tagungsteilnehmer im Anschluss einer Veranstaltung darum diese zu bewerten, wird oft an erster Stelle die Verpflegung hervorgehoben oder auch bemängelt. Ausgewogene und schmackhafte Mahlzeiten während der Veranstaltung sind daher ein Muss. Auch Getränke wie Wasser, Kaffee und Tee sollten ausreichend vorhanden sein. Für die Auswahl an Speisen und Getränken ist das Budget des Veranstalters ausschlaggebend. In den meisten Fällen wird hier nicht nach Verbrauch abgerechnet, sondern eine Tagungspauschale pro Teilnehmer verhandelt. Diese beinhaltet in der Regel die Raumnutzung, Pausensnacks und/oder Mittagessen sowie Getränke. Die Höhe der Pauschale entscheidet hierbei über die Ausstattung des Raumes sowie das Angebot an Speisen und Getränken.  

Für eine Veranstaltung, die über mehrere Tage geht, stehen den Teilnehmern in einem Tagungshotel Zimmer für die Übernachtung zur Verfügung. Hier wird immer mehr Wert auf Ausstattung und Komfort gelegt. Tagungszimmer sollten nicht nur ihren Zweck erfüllen, sondern auch als Rückzugsort dienen in denen die Teilnehmer Ruhe finden und sich entspannen können. Da die Budgets der Veranstalter begrenzt sind und Teilnehmer nicht immer bereit sind die Übernachtungspreise selbst zu zahlen, ist ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis wichtig. Für den guten Start in den Tag ist das Frühstück sehr wichtig. Dieses sollte idealerweise im Übernachtungspreis inkludiert sein. Da zu erwarten ist, dass alle Teilnehmer nahezu zeitgleich frühstücken, sollten im Frühstücksraum ausreichend Tische zur Verfügung stehen, die sowohl für Gruppen und Einzelpersonen geeignet sind.   

Für die freie Zeit nach der Tagung wird sehr gern der etwaige angeschlossene Spa-Bereich genutzt. Da die Zeit sehr begrenzt ist, sind kurze Wege von Vorteil. Der Besuch der Hotelbar rundet den Tag ab. In netten Gesprächen haben die Teilnehmer hier die Gelegenheit sich auch außerhalb der Tagung kennenzulernen und Erfahrungen auszutauschen sowie den Tag Revue passieren zu lassen.